Ringkasan DFD

Data flow diagram (dfd)

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafis dari aliran data melalui sistem informasi. Hal ini memungkinkan anda untuk mewakili prosesdalam sistem informasi dari sudut pandang data. DFD memungkinkan Anda memvisualisasikan bagaimana sistem beroperasi, apa sistem menyelesaikan dan bagaimana itu akan dilaksanakan, bila disempurnakan dengan spesifikasi lebih lanjut.

       Data flow diagram digunakan oleh analis sistem untuk merancang sistempemrosesan informasi tetapi juga sebagai cara untuk model seluruh organisasi.Anda membangun DFD pada awal pemodelan proses bisnis Anda untukmemodelkan fungsi sistem anda harus melaksanakan dan interaksi antara fungsi-fungsi bersama dengan berfokus pada pertukaran data antara proses. Anda dapatmengaitkan data dengan model data konseptual, logis, dan fisik dan modelberorientasi objek.
Ada dua jenis DFD, baik yang mendukung pendekatan top-down untuk analisis sistem, dimana analis mulai dengan mengembangkan pemahaman umum tentangsistem dan secara bertahap memecah komponen keluar ke lebih rinci:

·         Logical data flow diagrams : adalah implementasi-independen danmenggambarkan sistem, bukan bagaimana kegiatan yang dicapai.

·         Physical data flow diagrams : adalah implementasi-dependent dan menggambarkan entitas aktual (perangkat, departemen, orang, dsb) yang terlibatdalam sistem saat ini. 

  Table penjelasan dfd :

Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar  yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

Fungsi DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

o    Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

o    DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

o    DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Syarat Memuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1.    Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah

2.    Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda

3.    Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)

4.    Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya

5.    Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya

6.    Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses

7.    Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)

8.    Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi

9.    Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik

10.  Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity

11.  Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report

12.  Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah membuat/menggambar DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

IDENTIFIKASI ENTITAS LUAR, INPUT DAN OUTPUT

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

BUAT DIAGRAM KONTEKS (DIAGRAM CONTEXT)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
Caranya :

§  Tentukan nama sistemnya.

§  Tentukan batasan sistemnya.

§  Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

§  Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.

§  Gambarkan diagram konteks.

BUAT DIAGRAM LEVEL ZERO (OVERVIEW DIAGRAM)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
Caranya :

§  Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

§  Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

§  Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

§  Hindari perpotongan arus data

§  Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Sumber :

http://dinda-dinho.blogspot.com/2013/06/pengertian-dan-konsep-data-flow-diagram.html

http://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-contoh-dari-data-flow-diagramdfd/

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2012/10/data-flow-diagram-dfd.html

DFD

DFD atau diagram arus data adalah untuk menunjukkan hasil proses yang dijalankan data dalam sistem. di dalam dfd ini saya menggunakan dfd tingkat kedua dan menggunakan simbol diagram Yourdon dan DeMarco. disini saya menjelaskan alur atau proses terjadinya suatu sistem penjualan di dalam suatu ukm.

Rangkuman bab 5,6 dan 7

BAB 5 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

1. MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

2. MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan

• KEJADIAN DAN TABLE INDUK

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.    Barang/Jasa

2.    Agen

3.    Kas

4.    File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

3. ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

 Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

4. PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.

Bab 6. MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Pernti lunak manajemen basis data menyediakan fungsi-fungsi pembuatan tabel, memasukkan data ke tabel, dan memperoleh kembali informasi melalui query. Penyedia peranti lunak basis data lainnya adalah oracle, IBM, dan informix. Query adalah instruksi memporoleh kembali informasi dan tabel. Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Sebagai pengguna, perancang dan evaluator sistem akuntansi, akuntan diharapkan memahami dan mampu menginterprestasikan berbagai macam laporan.

Query

Query adalah elemen penting basis data relasional.

Spesifikasi query :

-       query satu tabel

-       query banyak tabel

Jenis-jenis laporan :

Laporan daftar sederhana adalah daftar transaksi penjualan. Laporan ringkasan hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan. Dan terakhir adalah laporan entitas tunggal seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian. Laporan lainnya mungkin memfokuskan pada data di tabel induk dan menyajikan data acuan dan ringkasan di record induk.

Daftar Acuan hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk. Data acuan tidak terpengaruh oleh kejadian. Laporan Status menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen. Data ringkasan adalah data di record barang, jasa atau agen yang meringkas hasil-hasil transaksi masa lalu. Laporan Status perincian Berkelompok menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa atau agen maupun kejadian yang menyebabkan perubahan data ringkasan.

Laporan seperti itu diambil dari record barang/jasa/agen dan record kejadian. Laporan Ringkasan Status mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen. Laporan Status Satu barang/Jasa/Agen biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas seperti pelanggan, pemasok, atau unsur persediaan sebagai contoh seperti rekening pelanggan bulanan, kredit barang, dll.

Bab 7.  Memahami dan Mendesain Formulir

Hubungan Antara Formulir Input dan Tabel

Terdapat tiga hubungan antara table dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan table.

Jenis-jenis Formulir Input

Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokkan menjadi tiga jenis: formulir entri satu record, formulir entri bentuk table, dan formulir entri multitabel.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan ebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagamana data tersebut akan dikumpulkan. Untuk memahami bagaimana bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator atau perancang dapat mengembangkan sebuah daftar cara di mana sistem digunakan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Kita akan menggunakan konsep use case sebagai alat dokumentasi. Use case adalah urutan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer atau bahkan system lain.

Ada satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD. CRUD kepanjangan dari Create Read Update dan Delete.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir: Pola Desain Formulir 

HASIL WAWANCARA UKM

Nama : Dewi Purwaningsih

Kelas : 3DB11

Npm : 31111966

HASIL WAWANCARA DENGAN KARYAWAN TOKO ‘WAROENG BOLA’

Dewi : Apa nama ukm ini ?

Dimas : waroeng bola. Kita mengambil nama waroeng bola karena kita menjual berbagai macam peralatan bola disini.

Dewi : Apa saja yang dijual disini?

Dimas : Kita menjual berbagai perlengkapan/aksesoris bola disini. Ya, misalnya baju bola, sepatu,tas dan lain-lain.

Dewi : Bagaimana sistem penjualan ditoko ini?

Dimas : Kita buka 2 toko. Satu disini(pondok kelapa) satu lagi di pondok gede. Cara pemasaran produk kita melalui media sosial, misalnya twitter. Karena twitter itu salah satu media sosial yang sangat membantu dalam mempromosikan suatu barang. Kita tinggal mempromosikan barang-barang yang ada ditoko kita nanti banyak pembeli yang minat, lalu menghubungi kita. Selain itu kita juga sering mengadakan kuis di twitter.

Dewi : Contoh kuisnya? Tujuan adanya kuis tersebut?

Dimas : Misalnya ada pertandingan bola terus kita ngasih pertanyaan berapa skor dari pertandingan bola tersebut. Untuk pemenang kuis tersebut biasanya kita kasih satu baju bola. Tujuannya selain untuk promo juga untuk menarik pelanggan/pembeli biar penasaran dan tertarik untuk datang ke toko kita.

Dewi : Siapa saja pelanggan ditoko ini?

Dimas : Umum. Pelanggan kita hampir disemua kalangan. Baik anak-anak, dewasa dan orang tua. Prioritas itu orang dewasa terutama laki-laki. Karena kebanyakan penyuka bola itu laki-laki. Biasanya mereka kisini mencari perlengkapan bermain bola atau mencari aksesoris club bola kesukaan mereka.

Dewi : Bagaimana cara perosedur penjualan disini?

Dimas : Disini barang diambil dari distributor. Barang yang diambil kita jadikan dispaly ditoko. Tetapi sebagian stock lainnya kita simpan. Selain itu toko kami juga menerima pesanan untuk perlengkapan bola yang diinginkan pelanggan dari mulai ukuran dan model.

Dewi : Bagaimana cara pemesanan produk disini ?

Dimas : Pelanggan yang memesan barang disini harus memastikan barang yang dipesannya dulu disini. Lalu menyerahkan spesifikasi barang disini. Kami memperbolehkan untuk pelanggan membayar dp awal dahulu atau tidak untuk memastikan pemesanan. Setelah itu kami meminta nomer yang dapat dihubungi untuk mengontak pelanggan tersebut. Setelah barang ready kita mengabari ke pelanggan tersebut. Lalu pelanggan akan mengambil ke toko kami atau mentrasfer uang untuk melunasi barang tersebut dan kami akan mengirim barang tersebut ke tujuan dimana pelanggan inginkan.

Dewi : Berapakah perikiraan omset dalam jangka waktu satu tahun?

Dimas : omset yang kita dapatkan sekitar Rp 20.000.000 karena usaha kita ini belom terlalu besar dan baru memiliki satu cabang.

Kesimpulan : setelah saya mewawancari ukm tersebut saya menyimpulkan bahwa ukm ini adalah salah satu ukm yang termasuk baik dalam sistem penjualannya. Diamana toko tersebut tidak mempersulit untuk pemesanan barang yang pelanggan inginkan. Sistem penjualan dan pemasaran yang digunakan juga tidak rumit. Dimana setiap pelanggan yang membeli barang disini di data untuk database penjualan di toko ini. Dan setiap pelanggan yang memesan barang disini tidak pernah kecewa karena barang yang diinginkan selalu memenuhi pesanan.

(DFD setelah rangkuman kedua)

Rangkuman Sistem informasi Akuntansi

TUGAS SOFTSKILL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

NAMA : DEWI PURWANINGSIH

NPM : 31111966

KELAS : 3DB11

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013

Bab 1. Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Transaksi mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat 3 siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sistem informasi akuntasi dapat dipandang sebagai bagian dari sistem informasi manajemen. Pengertian SIA dalam hal empat dimensi :

1.       Lingkup SIA.

2.       Pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA.

3.       Karakteristik peranti lunak akuntansi, dan

4.       Peran akuntan dalam kaitannya dengan SIA.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dan SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Enterprise Rresource Planning adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahan. Sebagai hasilnya SIM menjadi suatu sistem informasi tunggal yang besar.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

 Membuat Laporan Eksternal

Perusahan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, spt pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manejer memerlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk mengenali aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Permintaan informasi nonstandar memerlukan permintaan informasi yang fleksibel akan data dalam suatu basis data.

Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

Menerapkan Pengendalian Internal.

Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugianatau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan dan keuangan.

Aplikasi Dan Peranti Lunak Akuntansi

Cara lain untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur informasi. Aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seoarang pengguna terutama terdiri atas 1. Pencatatan kejadian, 2. Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produksi, 3. Pencetakan dokumen, 4.pencetakan laporan, 5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud. Off-the-shelf adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Peranan Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA

Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi  akuntansi dan pekerjaan akuntan.

Akuntan sebagai Pengguna

Para akuntan dan manjer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua funsi yang dibahas sebelumnya(menyusun laporan eksternal, menanggani transaksi rutin, dan lain-lain).

Akuntan sebagai Manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu satu organisasi dalam mencapai tujuannya. Diorganisasi-organisasi kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntasi, tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan. Direktur keuangan dan kontroler adlah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Untuk meningkatkan nilai mereka, manajer akuntasi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan-tujuan dan proses bisnis perusahaan- serta bagaiman sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

Akuntan sebagai Konsultan.

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik. Pengalaman dapat memberipara profesional akuntansi suatu manfaat kompetitif dan konsultasi mengenai pemerolehan, desain, instalasi, dan modifikasi sistem akuntansi.

Akuntansi sebagai Evaluator.

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.

Auditor internal. Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

Auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran evaluatif lainnya. Para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa asuransi.

Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

Bab 2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk (1) mengetahui informasi apa yang harus dicari, (2) mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi, (3) mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi, dan (4) menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.

Proses Dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

-          Siklus pemerolehan/pembelian mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

-          Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

-          Siklus pendapatan mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

1.       Merespon permintaan informasi dari pelanggan.

2.       Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

3.       Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

4.       Menagih pelanggan.

5.       Melakukan penagihan uang.

6.       Menyetorkan uang kas ke bank.

7.       Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan

Siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagai atau semua operasi berikut ini :

1.       Mendiskusikan dengan para pemasok.

2.       Memproses permintaan.

3.       Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.

4.       Menerima barang atau jasa dari pemasok.

5.       Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.

6.       Memilih faktur-faktur yang akan dibayar.

7.       Menulis cek.

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : Gunaka satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

Data SIA berhubungan erat dengan kejadian. SIA merekam data tentang berbagai kejadia yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok), dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang memengaruhi buku besar. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Meskipun dokumen sumber sudah memiliki informasi yang detail mengenai setiap kejadian, data harus diorganisasi dan disimpan dengan cara lain untuk menyediakan informasi yang bermanfaat.

Sistem manual mengatasi masalah ini dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasi informasi mengenai berbagai entitas (misalnya, pelanggan, pemasok, atau produk).

Jenis-jenis File dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Para akunta yang mengambil bagian di dalam proses perancang perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntansi diterapkan melalui perubahan perantilunak dan perubahan rancangan file data.

File induk

Ciri-ciri file induk :

·         File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

-          Data acuan adalah data dekskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.

-          Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi. Kuantitas persediaan ditangan adalah suatu contoh.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas : barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal.

·         Barang/jasa – barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·         Agen eksternal – agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

·         Agen internal- agen internal adalah orang-orang atau unit organisai yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

Jenis file data yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi memiliki ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Hubungan Antara File Transaksi dan File Induk

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat.

Kejadian dan Aktivitas

Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis.

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

Pembaruan

Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

Pemeliharaan File

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

Bab 3. MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Salah satu teknik tersebut yaitu unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus sistem.

Membuat Detailed Activity Diagram

Simbol yang digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktivitas, bukan kejadian.

Bab 4. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.       Lingkungan pengendalian

2.       Penentuan risiko

3.       Aktivitas pengendalian

4.       Informasi dan akuntansi

5.      Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.       Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.       Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.       Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.       Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.       Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.       Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.       Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.       Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.