Rangkuman Sistem informasi Akuntansi

TUGAS SOFTSKILL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

NAMA : DEWI PURWANINGSIH

NPM : 31111966

KELAS : 3DB11

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013

Bab 1. Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Transaksi mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat 3 siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sistem informasi akuntasi dapat dipandang sebagai bagian dari sistem informasi manajemen. Pengertian SIA dalam hal empat dimensi :

1.       Lingkup SIA.

2.       Pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA.

3.       Karakteristik peranti lunak akuntansi, dan

4.       Peran akuntan dalam kaitannya dengan SIA.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dan SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Enterprise Rresource Planning adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahan. Sebagai hasilnya SIM menjadi suatu sistem informasi tunggal yang besar.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

 Membuat Laporan Eksternal

Perusahan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, spt pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manejer memerlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk mengenali aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Permintaan informasi nonstandar memerlukan permintaan informasi yang fleksibel akan data dalam suatu basis data.

Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

Menerapkan Pengendalian Internal.

Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugianatau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan dan keuangan.

Aplikasi Dan Peranti Lunak Akuntansi

Cara lain untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur informasi. Aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seoarang pengguna terutama terdiri atas 1. Pencatatan kejadian, 2. Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produksi, 3. Pencetakan dokumen, 4.pencetakan laporan, 5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud. Off-the-shelf adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Peranan Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA

Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi  akuntansi dan pekerjaan akuntan.

Akuntan sebagai Pengguna

Para akuntan dan manjer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua funsi yang dibahas sebelumnya(menyusun laporan eksternal, menanggani transaksi rutin, dan lain-lain).

Akuntan sebagai Manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu satu organisasi dalam mencapai tujuannya. Diorganisasi-organisasi kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntasi, tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan. Direktur keuangan dan kontroler adlah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Untuk meningkatkan nilai mereka, manajer akuntasi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan-tujuan dan proses bisnis perusahaan- serta bagaiman sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

Akuntan sebagai Konsultan.

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik. Pengalaman dapat memberipara profesional akuntansi suatu manfaat kompetitif dan konsultasi mengenai pemerolehan, desain, instalasi, dan modifikasi sistem akuntansi.

Akuntansi sebagai Evaluator.

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.

Auditor internal. Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

Auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran evaluatif lainnya. Para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa asuransi.

Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

Bab 2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk (1) mengetahui informasi apa yang harus dicari, (2) mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi, (3) mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi, dan (4) menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.

Proses Dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

-          Siklus pemerolehan/pembelian mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

-          Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

-          Siklus pendapatan mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

1.       Merespon permintaan informasi dari pelanggan.

2.       Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

3.       Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

4.       Menagih pelanggan.

5.       Melakukan penagihan uang.

6.       Menyetorkan uang kas ke bank.

7.       Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan

Siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagai atau semua operasi berikut ini :

1.       Mendiskusikan dengan para pemasok.

2.       Memproses permintaan.

3.       Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.

4.       Menerima barang atau jasa dari pemasok.

5.       Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.

6.       Memilih faktur-faktur yang akan dibayar.

7.       Menulis cek.

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : Gunaka satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

Data SIA berhubungan erat dengan kejadian. SIA merekam data tentang berbagai kejadia yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok), dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang memengaruhi buku besar. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Meskipun dokumen sumber sudah memiliki informasi yang detail mengenai setiap kejadian, data harus diorganisasi dan disimpan dengan cara lain untuk menyediakan informasi yang bermanfaat.

Sistem manual mengatasi masalah ini dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasi informasi mengenai berbagai entitas (misalnya, pelanggan, pemasok, atau produk).

Jenis-jenis File dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Para akunta yang mengambil bagian di dalam proses perancang perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntansi diterapkan melalui perubahan perantilunak dan perubahan rancangan file data.

File induk

Ciri-ciri file induk :

·         File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

-          Data acuan adalah data dekskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.

-          Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi. Kuantitas persediaan ditangan adalah suatu contoh.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas : barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal.

·         Barang/jasa – barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·         Agen eksternal – agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

·         Agen internal- agen internal adalah orang-orang atau unit organisai yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

Jenis file data yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi memiliki ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Hubungan Antara File Transaksi dan File Induk

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat.

Kejadian dan Aktivitas

Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis.

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

Pembaruan

Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

Pemeliharaan File

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

Bab 3. MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Salah satu teknik tersebut yaitu unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus sistem.

Membuat Detailed Activity Diagram

Simbol yang digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktivitas, bukan kejadian.

Bab 4. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.       Lingkungan pengendalian

2.       Penentuan risiko

3.       Aktivitas pengendalian

4.       Informasi dan akuntansi

5.      Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.       Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.       Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.       Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.       Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.       Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.       Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.       Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.       Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.